ERP 缺點與限制：ERP 記結果不記過程，所以公司還是靠 Excel 跟 LINE 在跑
先給結論：ERP 缺點不在功能表上，在它記結果不記過程
ERP 缺點講到最後只有一個是結構性的：ERP 記的是已經確定的結果，單號、數量、金額、狀態、日期，而真正花時間的過程、例外與判斷，散在系統和 Excel 裡。這就是為什麼公司上了 ERP，報價還是在 Excel 湊、出貨還是在 LINE 問、缺料還是靠經驗判斷。成本高、導入久、要客製這些常被列出來的缺點都是表象，換一套系統不會消失。
ERP 是記錄系統（system of record）：它負責讓一筆交易有一個正式版本，讓財會、庫存與單據對得起來。這個定位沒有錯，問題在於公司拿它當「所有工作都在裡面做」的系統，而它從來不是。依 Deloitte 2026 年 3 月的文章（2026-10-23 查證），ERP 仍是可信資料、可稽核性與標準流程的記錄系統，未來的方向是把它現代化：規則、結構與流程留在核心，不換掉它。
這篇會回答三件事：
- 影子 Excel 為什麼會長出來，為什麼禁用它只會讓它躲起來。
- ERP 專案為什麼常常超支，超支的那一塊為什麼通常就是太晚發現要補的那一層。
- 什麼情況該先改流程，什麼情況該在既有 ERP 上補一層，判斷的三個前提是什麼。
三個現場：ERP 裡有的、外面的
三個現場 ERP 都有單據，報價單、銷售訂單、製造訂單，但決定要用的資訊多半不在單據上。這是 ERP 的限制，也是 ERP 做不到的事：它只收已經確定的值，待確認的回價、客戶口頭答應的條件、先補哪一項的判斷都沒有欄位。
| 現場 | ERP 記得住的 | 系統外的 | 誰在補 | 用什麼補 |
|---|---|---|---|---|
| 報價 | 料號、數量、最後定案的單價與報價單 | 向幾家通路詢價的回價、無報價與需更多資訊、交期與最小訂購量 | 採購、業務 | Excel 比價表、信件 |
| 出貨 | 帳上庫存、訂單數量、已出貨數量 | 在途與效期、客戶特殊條件、能不能如期的判斷 | 業務、倉管 | Excel 在途表、LINE 群組 |
| 缺料 | 製造訂單的需求量、各料的可用或預計到料日 | 先補哪一項、要不要改排程、向誰催 | 生管、採購 | 白板、LINE、經驗 |
ERP 記得住的是這些欄位：數量、已送貨、已開立發票、單價。來源：demo.odoo.com 線上示範環境，2026-10-23 截圖；內建示範資料。客戶答應過的特殊條件、這張單能不能如期出貨的判斷，都不在這張表單上。
報價這個現場最明顯。一張詢價單進來，料號在 ERP 裡，但要湊出一個可以回給客戶的數字，得先問好幾家通路，每家回來的格式不一樣，有的回無報價、有的要圖面、有的註明最小訂購量。ERP 的採購單只收定案的那個價，所以比價一定在 Excel 裡發生；比完之後接不接那張低價單，低價破局那篇講的就是同一個現場的下一個問題。
製造訂單裡看得到每一項物料可用或預計哪一天到。來源：demo.odoo.com 線上示範環境，2026-10-23 截圖；內建示範資料。缺哪一項要先補、要不要改排程，這個判斷在畫面外。
缺料的現場更能看出差別。製造訂單把每一項物料的狀態列得很清楚，可用、預計某天到料，這已經是 ERP 做得好的部分；但「這三項裡先催哪一項」「這張單要不要延」是判斷，判斷需要的資訊，像供應商這次會不會準時、客戶能不能接受分批，藏在經驗和默契裡。
影子 Excel 為什麼會長出來
上了 ERP 還是用 Excel，原因通常可以分成四種，而且四種常常同時存在。它們長得不一樣，補的缺口也不一樣。
| 類型 | 長什麼樣 | 補的是什麼缺口 | 放著不管的代價 |
|---|---|---|---|
| 補欄位型 | 從 ERP 匯出再多加幾欄：客戶特殊條件、備註、負責人 | 系統沒有那個欄位，或有欄位但沒人填 | 兩邊版本不一致，月底對不起來 |
| 比對型 | 把幾家回價、幾個倉的庫存排在同一張表 | 系統只收定案值，比較的過程沒地方放 | 比完的依據沒留下，下次重做 |
| 排程判斷型 | 哪張單先做、哪項料先催的優先順序表 | 系統只記需求與到料日，不記判斷 | 判斷藏在經驗和默契裡，人一換就重來 |
| 對外溝通型 | 貼進 LINE 群組的截圖、用信件來回確認的條件 | 客戶與供應商進不了系統 | 答應過的事沒有正式版本 |
它們變成正式流程的過程大同小異，而且常常沒有人決定過：
- 系統裡沒有那個欄位
或者流程太慢、太繞，趕不上現場 - 有人開一張表先把事做完
當下只是為了交差 - 同事複製，變成部門作業
表開始有版本、有格式 - 主管看表不看系統
表上的數字成了開會的依據 - 新人把表當正式流程
系統裡那條流程被忘掉
這種表每個部門都有，製造現場不是特例。依 AFP 2025 年 1 月發布的財務規劃與分析基準調查（2026-10-23 查證；調查於 2024 年秋天進行、362 份回覆），財務規劃與分析（FP&A）從業者有 96% 用試算表做規劃、93% 每日或每週用試算表做報表。連最有條件把流程全部放進系統的財務部門都如此。
把影子 Excel 當違規處理，是最常見也最沒用的反應。Bizcommunity 2026 年 6 月那篇談 ERP 變通做法的文章把它講得很直接：
「They are acts of survival, created when the system does not give people what they need to do their job and they need to do their job anyway.」
影子 Excel 是訊號，不是違規。同一篇文章還有兩個觀察：用了六個月變通做法的團隊，比前幾週就處理的團隊難拉回；系統外的資料會讓報表不可靠、月結對帳變複雜、稽核軌跡消失。所以看到一張表，先問它補了什麼缺口，再決定要改流程還是補一層。
通路回價比對表。表中為範例資料，料號、數量與價格皆為虛構。無報價、需更多資訊、交期與最小訂購量這些資訊，ERP 的採購單沒有地方放。
例外有法定時鐘：電子發票把過程逼成作業
大部分的過程沒有人管它在哪裡發生，電子發票是例外，因為它有法定時鐘。依財政部賦稅署（2026-10-23 查證），自 114 年 1 月 1 日起，營業人開立電子發票後，買受人為營業人的要在 7 日內、非營業人的要在 2 日內把資訊傳輸到財政部電子發票整合服務平台存證；未依時限或未據實傳輸，得處新臺幣 1,500 元以上 15,000 元以下罰鍰，而且得按次處罰。
「電子發票相關資訊存證時限，仍維持現行規定，並未改變，亦即買受人為非營業人者為2日、買受人為營業人者為7日」
資料來源：財政部賦稅署
這條規定把過程的問題攤開來。ERP 開得出發票，代表結果有了；時限內送得出去、作廢重開的例外有人處理、加值中心回傳失敗有人看到，這些是過程，多半由某個同事每天盯著一張清單在做。沒有時鐘的過程，公司可以拖著不處理；有時鐘的，拖了就是罰鍰。其他現場的過程只是沒有人開罰，代價一樣在，以流失的訂單、算錯的成本與重做的工時出現。
ERP 專案為什麼超支：太晚發現要補的那一層
依 Panorama Consulting 2026 年 3 月發布的 ERP 報告（2026-10-23 查證），超過四分之一的組織超出專案預算，主因是額外的技術需求；報告的說法是，組織常在專案後期才發現致命的不合，於是轉向額外的技術、擴大範圍與客製。用這篇的語言講，那個「額外的技術」常常就是系統外的過程：到了上線前才發現比價、在途、排程判斷沒有地方放，只好追加。
ERP 導入失敗的比例，不同機構轉述的口徑接近。依 TechTarget 2026 年 6 月的報導（2026-10-23 查證）轉述 Gartner 2024 年的預測，超過 70% 近期的 ERP 專案到 2027 年無法完全達成原本的商業案例目標；CIO Dive 2025 年 7 月的報導（2026-10-23 查證）轉述的版本是 7 成企業 ERP 專案到 2027 年無法完全達到最初期望，多達 25% 以災難收場。兩個數字都是預測，可以當風險的量尺，當不了你這個案子的結論。
同一篇 TechTarget 的報導整理了實現 ERP 價值的機構三個共同做法：把上線當起點、把資料治理當常設能力，以及第三個：
「The third is refusing to customize the ERP itself and instead building the differentiating workflow logic in a layer above it.」
資料來源：TechTarget：Why ERP initiatives struggle to deliver business value
過度客製在同一篇報導裡被列為最常見的複雜度來源：客製保留了過時的做法，讓升級與新功能更難進來。差異化的流程邏輯放在 ERP 之上、核心不動，這個原則與下一節的三種修法正好相反。
三種常見的錯誤修法
三種修法都有人做過，也都看起來合理，共同點是都沒碰到「過程沒有地方記」這個根因。
| 修法 | 看起來合理的原因 | 實際發生什麼 | 代價 |
|---|---|---|---|
| 禁用 Excel | 資料就會回到系統裡 | 過程改用 LINE 對話、紙本與記憶，比 Excel 更難追 | 問題躲起來，報表照樣對不上 |
| 客製到底 | 把每個例外都做進 ERP | 核心被改到升級不了，每個新例外都要再開一次工 | 升級時全部重來，新功能進不來 |
| 再買一套疊上去 | 新系統有那個功能 | 同一筆資料兩邊各有一版，介接又是一個新專案 | 同一個問題多一個地方發生 |
禁用 Excel 為什麼沒用？因為它治的是症狀。表消失了，但湊報價、確認在途、判斷缺料這些事還是要有人做，只是從一張看得到的表變成一段看不到的對話。客製到底治的是個案，每補一個例外就讓核心更難升級；TechTarget 那篇報導把過度客製列為最常見的複雜度來源，原因就在這裡。
再買一套疊上去最花錢。新系統通常真的有那個功能，但它需要的資料在舊 ERP 裡，兩邊介接變成第三個專案，過程還是沒有一個正式的家。三種修法的共同結果，是公司花了錢，Excel 跟 LINE 還在。
什麼時候該改流程、什麼時候該補一層
判斷之前，三個前提要先成立，少一個都會回到原點：
- 高層先拍板這個現場的過程要有正式版本、由誰負責，否則任何做法都會被「先用舊方法趕出貨」蓋過去。
- 指標先定：報價週期、交期達成率、關帳天數擇一，先量出現在的基線；製造現場最快量得到的通常是報工，報工那篇有具體量法。
- 把現在的 Excel 當成一級資料來源盤點，一張一張問它補了什麼缺口，規格從這份盤點長出來。
先改流程的情況：缺口來自流程本身，例如同一件事兩個部門各做一次、簽核的人太多、系統裡有欄位但沒人填。這類問題補一層沒有用，要先把流程改對，斷點清單與三欄盤點法在 Odoo ERP 導入指南裡有完整做法。
補一層的情況：主檔與財會還可靠，缺口在跨部門、跨系統的過程，例如比價、在途與效期算出來的可用量、缺料的優先順序。這些事需要從 ERP 撈資料、照規則算、經人確認後寫回去，做在 ERP 核心裡會變成客製，做在外面的 Excel 裡會變成影子。Deloitte 那篇文章把界線講得清楚：規則、結構與流程留在核心，財務會計、法遵、應付帳款這類流程維持剛性，代理與應用在周邊依核心規則運作。
潤謙做的就是這一層：在既有 ERP 上蓋一層編排，把散在系統和 Excel 裡的步驟接回同一條流程，ERP 本身不動。依潤謙的 ERP 流程編排頁（2026-10-23 查證），一個電子專業代工的報價案接手時盤到 26 個主流程節點、其中 18 個是人工作業、6 種通路回價格式，改完之後一份參考報價從原本的至少兩週縮短到一週內拿得到，目標是壓到一天，客戶提供的導入前後對照是連續三個月整體營收提升 20%；一個食品業的訂單履行案，一張訂單能不能如期出貨從七天縮短到兩天。這些是個案的觀測，數字會隨現場不同。我們的經驗是換系統的決策以年計，在既有 ERP 上補一層以週計；還在選系統的公司，順序是先盤流程再比功能，這篇先停在已經有 ERP 的情況。
常見問題
ERP 的缺點有哪些？
功能清單上的缺點，貴、久、要客製，都是表象；結構性的 ERP 缺點只有一個，它記已經確定的結果，不記過程、例外與判斷。所以報價、出貨、缺料這些真正花時間的環節還是靠 Excel 跟 LINE 在跑，ERP 優缺點的比較表通常沒有這一欄。
為什麼上了 ERP 還是在用 Excel？
因為 Excel 補的是 ERP 沒有地方記的過程：待確認的回價、客戶的特殊條件、先補哪一項的判斷。影子 Excel 是訊號，它指出系統沒給人要的東西；依 AFP 2025 年的調查（2026-10-23 查證），連財務規劃與分析從業者都有 96% 用試算表做規劃。
ERP 導入失敗的原因是什麼？
最常見的是太晚發現要補的那一層，於是追加技術、擴大範圍、客製到底。依 Panorama 2026 年的報告，超過四分之一的組織超出預算，主因是額外的技術需求；TechTarget 與 CIO Dive 轉述的 Gartner 預測是七成專案到 2027 年達不到原本的目標。實現價值的機構有一個共同做法：差異化的流程邏輯放在 ERP 之上，不客製 ERP 本身。
可以禁止員工用 Excel 嗎？
可以禁，但問題只會躲起來，變成 LINE 的對話或某本筆記。變通做法是求生，系統沒給人要的東西，人還是得把事做完。比較有用的做法是把那張 Excel 當一級資料來源盤點，弄清楚它補了什麼缺口，再決定改流程還是補一層。
已經有 ERP，該換系統、客製，還是補一層？
主檔與財會還可靠就不換；差異化的流程邏輯放在 ERP 之上，不客製核心。三個前提先成立，高層拍板、指標先定、Excel 當一級資料來源盤點，再決定改流程還是補一層；換系統的決策以年計，補一層以週計，這是經驗判斷。
下一步
如果你手上已經有幾張大家都在用的 Excel，卻說不清楚它們各自補了 ERP 的哪個缺口，那就是這篇講的起點。潤謙可以陪你把這些表當一級資料來源盤一次，分出哪些該改流程、哪些該在既有 ERP 上補一層，約一次談話從最花人的那一段開始看。